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推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化研究

作者:未知

  【摘要】长期以来,机关事业单位为国家的发展提供强大的支持和保障,而机关事业单位良好的发展与完善的管理体系有很大关联。档案管理工作作为机关事业单位的重要工作内容,在新形势下需要得到规范化和标准化的管理,以此进一步发挥机关事业单位的作用。本文对机关事业单位档案管理工作的重要性进行概述,分析机关事业单位档案管理工作中的主要问题,并分析机关事业单位如何实现档案管理工作规范化与标准化,希望具有借鉴意义。
  【关键词】机关事业单位;档案管理工作;规范化;标准化
  实现档案管理工作的规范化管理,可以提升机关事业单位的竞争力,在决策制定上更加准确,进而实现自身的长远发展。因此,档案管理部门的工作人员需要高度重视档案的规范化和标准化管理,积极采用信息手段去解决档案管理中存在的问题。
  一、机关事业单位档案管理工作的重要性
  档案管理工作的良好开展对机关事业单位的重要性不言而喻,不仅可以保障各项工作的顺利开展,同时还可以挖掘优秀人才,提升员工的工作热情。具体说来,结合档案内容可以对单位内部员工的业务能力进行了解,而部门领导对员工进行评价也可以根据档案内容评定,并适时地进行人员调整,实现人员的合理分配,提升机关事业单位的工作效率。同时,员工的工作热情也会得到提升,档案内容的增加,档案管理人员的工作量也在增大,传统的档案管理方法已经不能满足机关事业单位的发展需要,借助信息化的管理手段,会减轻档案管理人员的工作量,提升工作热情。
  二、机关事业单位档案管理工作中的主要问题
  (一)档案管理方式较为落后。当前部分机关事业单位依然利用纸质档案开展管理工作,在数据和信息的查询上需要花费一定的人力和物力,同时还容易出现档案损坏和丢失的情况,而档案管理人员的工作量也较大,会对工作效率产生一定的影响。
  (二)缺乏科学的档案管理体系。通常情况下,机关事业单位的档案由专门的人员负责,但是由于档案管理制度的缺失,容易出现档案信息错乱的情况,导致管理效果不佳,工作效率低下。而管理体系的不健全也导致档案管理人员不能依据规章制度操作,容易出现档案资源的丢失。
  (三)档案管理的重视程度不够。部分机关事业单位的领导错误地认为,档案管理工作的开展没有实质性作用,在思想上重视程度不够,没有进行有效宣传,对档案管理部门的支持较少,导致档案管理水平长时间没有提升,相关的管理制度也没有得到落实,更不利于实现档案管理的规范化和标准化的目标。
  三、如何实现档案管理工作规范化与标准化
  (一)改善档案管理的管理方式。由于以往纸质的档案管理方法效率较低,因此机关事业单位要借助信息化保存方式,这不仅可以节约人力和物力的投入,还有利于提升档案管理的效率,在资料的收集、分析、整合、查阅、利用等环节上更加方便。在现代化的办公环境下,档案管理人员只要在计算机网络中通过检索年限、类别、通途就可以实现信息的查询,不仅对机关事业单位内部人员的情况有所了解,同时各项工作的开展情况也一目了然。此外,档案数据也不容易丢失,并且便于对数据的更新。因此,在档案管理工作中需要充分利用信息系统办公,并充分利用文字资料、图片和影像。
  (二)完善档案管理制度和培训机制。机关事业单位要想充分发挥出档案管理工作的重要性,就要结合自身发展情况,得到相关部门的配合,不断完善档案管理制度。对于档案管理部门来说,内部的人员要有明确的分工,做到各司其职,并且严格按照档案管理制度开展工作。同时,机关事业单位其他部门的领导和员工也要重视档案管理工作的开展,学习、贯彻和遵守档案管理制度。档案管理人员要具备良好的专业素质和责任意识,对新进员工进行岗位培训,同时档案管理部门内部也要进行定期的业务培训,实现档案管理的规范化和标准化。
  (三)宣传档案管理工作的重要性。机关事业单位要大力利用单位宣传栏,借助工作会议等机会向全体职工传递档案管理的重要性,同时还可以借助OA等内部交流软件说明档案管理对个人和事业单位的重要性,进而形成人人重视档案管理的风气,人人重视档案管理工作的开展,并为档案管理部门提出建设性意见,加快规范化与标准化的档案管理进程。
  (四)全面普查案卷,规范和重新组合档案。实现档案信息化建设的过程中,会存在一部分制作粗糙、價值不高的纸质档案,这些档案占据了一定的空间,同时也加大了档案管理的工作量,需要清理这些档案,把有价值的档案留存,这就需要档案管理工作人员对综合性的档案进行清查,做到分门别类存放,实现与网络档案内容同步,然后销毁无用的档案资料。同时,还要对内容复杂的档案进行重新整理,对于没有目录、没有页码的档案重新制作目录,进而实现资源的优化管理。
  四、结束语
  综上所述,档案管理工作对机关事业单位的发展具有重要作用,这就需要机关事业单位解决档案管理工作中存在的问题,改善档案管理的管理方式,完善档案管理制度和培训机制,宣传档案管理工作的重要性。此外,还要全面普查案卷,规范和重新组合档案,这样才能逐步提升机关事业单位的工作效率,促进机关事业单位的健康发展。
  【参考文献】
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