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教育机构信息化建设研究

作者:未知

  摘 要:当前,将先进的管理理念引入当前的教育机构管理当中,通过各种软硬件方式提升教育机构的信息化水平,是各个教育机构需要重点关注和执行的重点课题,也是教育机构财务管理系统信息化建设的必要性所在。因此,为了更好地让这一类教育机构为我国的人才培养计划做出更大的贡献,就必须提升这些教育机构在软硬件上面的技术水平,特别是要以市场经济的理念潮流为指导,全面提升教育机构的财务管理信息化水平。
  关键词:教育机构;财务管理系统;信息化
  当前,各种教育机构提升自身改革步伐,不断寻求转型和个性发展。在转型的过程中,提升教育机构的信息化水平既是时代的要求,也是整个教育事业自身发展的要求。虽然我国各个的教育机构在课堂教学及科研方式方面取得了长足的进步,然而在以民办或非学校型教育机构内部,技术含量低下的管理模式依然存在。这样的现实情况不仅影响了这些教育机构本身的管理质量和运行水平,而且还阻碍了我国“人才兴国”计划的健康推进。
  一、教育机构信息化发展背景
  进入21世纪以后,信息技术在第三次工业革命的推动下正在日趋成为我们这个社会最为主要的实用性技术,由此引发的信息革命,彻底颠覆了世界的运转方式和人们之间的关系。从全局化的层面上来讲,这一国策的提出无疑引发了一场国内教育界的理念革命。当下的中国,信息化水平决定这能力的高低,当今的世界,拒绝信息化就是拒绝发展和强大。毫不夸张地说,关乎国家未来的教育机构在教学和管理领域全面提升自己的信息化水平的任务已经迫在眉睫。
  二、教育机构财务信息化建设框架
  (一)教育机构财务系统信息化是现实的需求
  随着教育机构经营活动的推进,大规模的财务周转和资金流动必然产生,教育机构的财务管理人员自然面临着更大的工作压力。以某市青少年宫下属的教育培训中心为例,该教育机构经过多年的发展,已经分离出了若干个校区和教学点。师资人员群体和前来接受教育服务的学生规模正在逐年增加。一直以来,该机构下属的财会部门始终负责学校内部所有的财务报销和对外表明窗口的学费交割业务,同时也会负责处理学生班级调整及其他特殊情况。然而,由于下属教学点过于分散,财务部门在工作时越来越容易遭遇信息和票据传递难,多头操作造成的财务流程以及签字难等问题。时间一长,不仅该教育机构本身的工作效率因此变得很低,而且学校对外的声誉和招生盈利能力也受到了严重的影响。因此,对于该教育机构来说,扭转这一不利局面的唯一方式,便是实施全面的财务系统信息化。
  (二)教育机构财务信息化建设框架
  目前该教育机构涉及财务工作的业务主要包括学生入学报名费用的收取清退,学生班级的设定调整以及对内对外各项资金及票据的周转往来。而过于分散的校区位置。冗余的财会人员设置以及部分财会人员自身工作能力的低下是目前该教学机构所遇到的现实困难。有鉴于此,该教育机构财务信息化建设框架应该按照这样的结构实施设置较为妥当。对外方面,积极与银行等金融机构打好关系,从自身角度和银行适配性方面选择足够有效的对公交割支付软件应用。这一类应用一般都具备现金支付记录及票据的自动生成功能,可以很大程度上地减少财会人员使用传统手动记录方式而产生的工作量和错误率。若技术条件允许,还可以以这一对公软件结合现有的微信和支付宝等支付软件,开通网络报名费支付通道,让学生家长直接通过这些通道支付或收回学费,财会人员只需要每日查看相应的电子结算记录,并做出必要的运算即可;对内方面,鉴于现有校区较多,且各区域财会人员水平参差不齐的实际情况。基于钉钉办公考勤软件的相应机制和功能实施管理,具体来说便是通过钉钉软件内涵的工作文件内部邮件传递功能实施跨部门跨校区的财会文件传送上交,审核签署和具体下发等工作。并且将各个部门及人员的工作记录实施KPI绩效评分,最大限度地调动财会人员的自我约束力和工作积极性,至于KPI的参考数据来源,则可以将各类会计结算软件及教学业务软件所记录下来的数据作为参考,通过以钉钉软件为中心的全套财会监管系统的设计,初步形成教育机构财务信息化的可利用整体框架。
  三、教育机构财务系统信息化建设实施建议
  (一)基础在前,扩展在后
  目前,以某市青少年宫下属教育培训中心为代表的大多数非学校教育机构的财会管理活动的信息化建设水平并不是很高,人员的信息化业务水平亦然。而且财务人员从上到下对于信息化的现代财务工作模式还存在误解和抵触。因此,推进财务系统信息化建设的过程必须遵从循序渐进的思路,切勿操之过急。虽然当前可以用于财务工作的信息化软件应用种类繁多,而且更新速度十分之快。但作为教育机构的管理者,在将这些应用代入工作时必须要从本机构的实际需要和财会人员的真实水平出发,先引进较为简单的财会工作系统作为学习和工作用设备,在人员全部掌握以后,再根据机构发展和金融机构的需求以及国家政策变化扩展引进其他的系统,最终搭建成网,实现财务系统信息化建设的目标。
  (二)谨慎使用,规避风险
  由于高度自由的市场经济环境和信息科技水准的普遍提升,大量带有风险的虚假财务应用也打着合法金融的外衣大行其道。如果教育机构在选择搭建信息化财务平台的过程中错误引入了这些存在安全隐患的财务系统,则必然给机机构本身和学生客户带来严重的信誉和经济损失。因此,即使面临着迫在眉睫的外部要求,培训机构在完成财务系统信息化建设的过程中,也要慎重选择自身准备引入的财会系统。举例来说,虽然支付宝、云闪付以及微信公众号等成熟的大众化金融应用在某市青少年宫下属的教育培训机构的财务活动中得到了广泛的应用,应用内部包含的远程学费收退和公私电子发票打印传送功能也正在发挥着其应有的作用。但这并不能满足该机构日益扩大的财务工作要求。因此,该培训机构在未来可以根据校内财务人员文化结构及信息化手段掌握程度,除了通过招聘技术人员帮助财务部门研发功能更加全面的财务程序,也可以和具有较高信誉度的金融机构签订外包协议,使用该机构的相关金融程序来改进和提升校区财务工作的流程及操作手段。需要注意的是,如果选择聘请专业人员实施专门财务应用程序的研发,则财务人员必须对研发过程实施全程监控。这样才能体现财务人员对相应工作流程的全面控制,实现对风险点的有效规避。
  (三)适度超前,实用为本
  在信息社会,应用系统的更新换代速度越来越快,功能配置也是越来越复杂。面对种类繁多的应用产品,教育机构财务管理人员除了要选用成熟的产品,还需要从本机构财务工作的实际出发,基于最实用原则选择应用软件来实现整个信息化财务系统的搭建。但是,鉴于快速更新换代的信息化发展趋势,教育机构管理人员可以在满足现有需求的基础上,基于自身对财务会计信息化潮流的判断,适时地选择一些带有超前性的应用系统带入工作,从而保障机构财务系统建设始终能够紧跟潮流。
  (四)根据实际,调整机制
  教育机构财务系统信息化建设不仅需要硬件上的提升,还需要软件上面的跟进。具体而言便是要建立相应的管理机制。通过让真正懂得现代财务信息化系统的人士担任相应的职务,负责财务系统信息化建设的全局工作,对积极学习全新财务管理理念,用实际行动整体推进教育机构财务系统信息化的人才获得制度上的奖励,才能够真正让财务信息化建设的每一项落到实处。教育机构实际教学和运营效率的提升才能够真正获得信息化系统提供的无穷动力。
  四、小结
  当前,一些非学校性教育机构,低等级信息化甚至零信息化的管理模式依然存在。可以说,教学科研领域的信息化是我国最后一块不存在信息化的“孤岛”了。只有全面提升包括财务系统在内的教育机构管理系统的信息化,教育机构才不会因为落后而被市场淘汰。而“中国梦”才能因此得到源源不斷的人才支持。
  参考文献:
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  [2] 李绍君.高校财务管理信息化建设优化分析[J].商讯,2020(18):46+48.
  [3] 胡斌.关于新形势下民办教育机构财务信息化建设的思考[J].时代金融,2020(15):67-68.
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