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电子招标在企业科研领域应用的研究

作者:未知

  【摘要】本文通过对电子招标在科研领域应用的优越性和可行性的探讨,为企业科研项目所需的物资和服务提供一个经济、高效和合规的采购途径。在发现实施电子招标所面临的困难之后,试图提出相应的解决措施。
  【关键词】电子招标  科研项目  优越性
  2020年,我国企业发展面临着很大困境,以致大部分企业不得不终止或者暂停招标项目,造成生产和科研工作进度不同程度的滞后。企业终止或暂停招标项目的原因很大一部分为传统的招标方式需要投标人代表和评标委员会成员亲自到场,并在全体投标人代表、工作人员和监督人员共同在场下公开唱标,评委委员会成员需要在同一指定场所同时评标。在疫情的影响下,这种传统的“集会”式招标方式就不再适用。这给很多企业的经营运行造成了困扰,但这也同时成为一个契机,让我们能够认真思考电子招标应用的优越性和可行性。
  一、電子招标的定义
  电子招标活动是指以数据电文形式,依托电子招标系统完成的全部或者部分招标交易、公共服务和行政监督活动。
  从电子招标的定义可以看出,企业要进行电子招标的前提是搭建或者应用电子招标系统。企业可以根据自身情况选择成熟的电子招标系统或者在相应法律法规的指导下,根据企业要求定制符合实际情况的电子招标系统。
  二、电子招标在本企业科研领域的应用现状
  本企业属于石油行业中的技术密集型企业,日常工作中需要完成大量的科研项目。由于科研项目所需物资和服务的特殊性,导致电子招标应用的推进遇到了很多实际困难。但是,我们已经意识到电子招标有其独特的优越性,在电子招标的推进工作中做出了很多努力。目前,本企业已经搭建了电子招标平台,招标公告、邀请招标公告、招标结果公告、中标候选人公示等相关公告公示都在电子招标平台进行编辑、发布和管理。但是,需要人员到达现场的开标工作和评标工作的电子招标应用还在持续的推进当中。
  三、电子招标在企业科研领域应用的优越性
  (一)经济层面的优越性
  传统的公开招标方式,需要在开标时,全体投标人代表、工作人员和监督人员共同到达指定现场,在评标时,评委委员会全体成员在同一指定场所同时评标。这就需要至少13人(主持人1人、唱标人1人、记录人1人、招标人代表1人、监督人1人、投标人代表3人、评标委员会成员5人)到达指定的现场,这至少13人的食宿、交通等费用就会相应发生,从而增加了招标项目的自身成本,工作人员、监督人员、招标人代表和评标委员会成员所产生的费用增加了招标项目的运行成本,投标人代表所产生的费用会变相增加到投标报价中,体现在招标项目的最终成交价中。电子招标能够减少这部分费用,降低招标项目的成本。
  (二)效率层面的优越性
  在类似于新型冠状病毒疫情等不可抗力的影响下,人与人之间无法进行面对面接触,传统的招标项目没有办法正常进行,导致科研项目所需要的各类物资和服务无法进行采购招标,造成生产和科研进度的不同程度滞后。电子招标则能够有效的减少人员接触,在投标人不在指定现场的情况下也可以进行网络开标,投标人代表只需要在电脑上就可以参加开标和唱标。评标委员会成员在独立的房间中,只面对一台电脑就可以进行评标。大大增加了招标项目实施的可行性和效率。在没有不可抗力的影响下正常进行招标项目,电子招标的应用也可以免除投标人代表到达指定现场的必要性,减少了投标人的投标工作负担。电子招标平台可以代替评标委员会成员进行初级的比较和计算,提高了评标的效率。
  (三)合规层面的优越性
  科研项目的招标可能存在受到项目长与供应商有前期技术沟通的影响,对潜在供应商会有提前的预判。这种预判增加了科研项目招标采购管理工作的复杂性,使得科研管理和廉洁从业风险防控的工作难以展开。电子招标的方式让每个评标委员会成员都独立评标,无法左右其他成员的意见,并且投标人代表也无需到达现场,无法知晓评标委员会成员并对其施加影响,可以有效降低廉洁从业风险,帮助合规工作的顺利开展。
  四、电子招标在企业科研领域应用的所面临的问题
  (一)企业无法搭建或者应用电子招标系统
  有些企业从经济角度无法自行搭建或者应用电子招标系统,电子招标系统的搭建和应用需要人力、物力、财力的支撑。除了平台搭建的所产生的成本,还需要专业人员进行日常的维护和管理,在应用初期,还需要对管理人员、操作人员以及评委进行培训,在招标项目进行时,需要对潜在投标人进行使用讲解。加大了企业的人力成本,增加了员工的日常工作量。
  (二)科研项目自身特性所引发的问题
  科研项目的物资和服务采购具有其自身特性,包括需求批量小、品种多、通用性差、更新换代快、前期投入大、质量和技术要求高等特点,导致能够达到要求的供应商十分有限,供应商实力难以判断,产品验收标准难以确定。另外,科研项目的物资和服务招标需求发生的随机性强,往往难以预判,但是一些科研项目的进度要求又比较高,导致招标的时效要求也相应增高。
  五、解决措施
  (1)企业可以选择能够进行电子招标的招标代理机构中介。使用专业的招标代理机构,目前很多招标代理机构能够采用电子招标,既能减少企业自行电子招标的成本,也大大增加了企业电子招标的合规性,例如可以通过招标代理机构实施招标的方式,引入外部评委,项目长仅作为招标人代表成为其中一名评委,在保障技术指标全部符合的前提下,不能左右其他评委的意见和评标结果,排除了项目长与供应商有过前期技术沟通的影响,增强廉洁从业风险防控。
  (2)平时就加强与各大高校和科研机构的沟通交流,深入挖掘有实力、有基础、有信誉的潜在供应商。并通过电子招标方式,扩大潜在投标人的范围,让更多的供应商看到公开的信息。企业可以在年初就根据各项目的具体情况,例如上一次招标项目的到期时间,生产安排等因素,制定了年度招标计划大表,将可以预判到的招标项目按照预计实施时间进行了排列,确保日常采购有条不紊的进行。这样就可以在面对临时发生的科研采购招标项目留有余力。
  电子招标可以将更多的人工智能技术搭建到招标过程中,利用电脑代替人脑的计算。科研项目的采购品类繁多,评判和评分的工作复杂,工作量巨大,电子招标可以提前设置好各类公式和程序,将初步评审表和评分表与招标文件一一对应起来,帮助评标委员会成员做出符合招标文件的评判和评分。开标的效率大大提高,评标的工作量明显下降,减少人为的出错和导向,确保评标结果的正确性和科学性。
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